Lượm lặt
Cái gì là quy tắc 80/20 và nó thực sự có thể làm cho 80% công việc của bạn biến mất không?
Nếu bạn học thương mại hoặc kinh tế, bạn đã quen thuộc với sức mạnh của Nguyên tắc Pareto.
Người tạo ra khái niệm này
Vilfredo Federico Damaso Pareto sinh năm 1848 tại Ý. Ông tiếp tục để trở thành một nhà triết học và kinh tế lớn. Huyền thoại kể rằng một ngày nọ, ông nhận thấy rằng 20% các cây đậu trong vườn của ông đã tạo ra 80% các hạt đậu khỏe mạnh. Quan sát này khiến ông suy nghĩ về sự phân bố không đồng đều. Ông nghĩ về sự giàu có và phát hiện ra rằng 80% diện tích đất ở Ý chỉ được sở hữu bởi 20% dân số. Ông điều tra các ngành công nghiệp khác nhau và nhận thấy rằng 80% sản lượng thường chỉ đến từ 20% các công ty. Sự khái quát hóa trở thành:
80% kết quả sẽ đến chỉ từ 20% của hành động.
Quy tắc 80/20 của Pareto
“Sự thật phổ quát” về sự mất cân đối của đầu vào và đầu ra là cái gì được gọi là nguyên tắc Pareto, hay quy tắc 80/20. Mặc dù không phải lúc nào cũng luôn luôn chính xác tỷ lệ 80/20, sự mất cân bằng này thường được thấy trong nhiều trường hợp thương mại khác nhau:
• 20% đại diện bán hàng tạo ra 80% tổng doanh thu.
• 20% khách hàng chiếm 80% tổng lợi nhuận.
• 20% các lỗi phần mềm được báo cáo nhiều nhất gây ra 80% sự sụp đổ phần mềm.
• 20% bệnh nhân chiếm 80% chi tiêu y tế (và 5% bệnh nhân chiếm 50% tổng chi phí!)
Bạn có thể kể thêm nhiều hoạt động cá nhân dính líu đến quy tắc 80/20.
Ví dụ, trên điện thoại (smart phone) thường người ta giành 80% thời gian chỉ để sử dụng 20% ứng dụng được cài đặt trong nó. Khi đi mua sắm trong các siêu thị, người ta thường giành 80% thời gian lang thang trong khoảng 20% vị trí các gian hàng của nó. Cũng vậy, người ta thường dùng 80% thời gian rảnh bù khú cùng 20% bạn bè và các thành viên trong gia đình.
Trong một nghiên cứu về thói quen hiệu quả của những người thành đạt cao, như các triệu phú đô la tự thân, sinh viên giỏi và thậm chí là vận động viên Olympic. Đối với họ, muốn xử lý mọi công việc theo cách của họ, hoặc thậm chí mọi công việc mà họ muốn xử lý, là không thể. Và họ sử dụng Pareto để giúp xác định những gì có tầm quan trọng sống còn. Sau đó, họ ủy thác phần còn lại, hoặc đơn giản là để nó tự diễn ra.
Hiểu đúng quy tắc 80/20
Quy tắc 80/20 có nghĩa là để thể hiện một triết lý về việc xác định đầu vào. Nó không phải là một qui luật toán học cứng nhắc, mặc dù nó thường được diễn giải theo cách đó.
Trùng hợp ngẫu nhiên là 80% và 20% xảy ra bằng 100% trong quy tắc 80/20. Đầu vào và đầu ra không cùng đơn vị tính, do đó tỷ lệ đầu vào và đầu ra không nhất thiết bằng 100%. Người ta có thể quan sát thấy rằng, đối với một hiện tượng nhất định, 74% kết quả đầu ra từ 35% đầu vào. Điều này hoàn toàn chính đáng và hợp lệ, mặc dù 35% cộng 74% bằng 109%. Nguyên tắc này gợi ý rằng, một số đầu vào nhất định nên được tập trung nhiều hơn so với những đầu vào khác.
Có rất nhiều giải thích sai về quy tắc 80/20. Ví dụ, một số kết quả cho ra tổng 100% ngẫu nhiên. Một số kết quả đến từ nguỵ biện logic (logical fallacy), như nếu 20% đầu vào là quan trọng nhất, thì 80% khác phải không quan trọng.
Áp dụng ẩn ý thực sự của quy tắc 80/20 là tập trung vào việc xác định các yếu tố đầu vào có hiệu suất (productivity) tiềm năng nhất và theo đuổi những yếu tố đó trước tiên. Điều đó không ngụ ý rằng bỏ qua các yếu tố đầu vào khác. Việc biết tập trung để theo đuổi những yếu tố quan trọng (khoảng 20%), giúp cho tiến trình xử lý toàn bộ công việc dễ dàng hơn.
Bạn có thể sử dụng nó như thế nào
Vậy làm thế nào bạn có thể áp dụng nguyên tắc Pareto để có thêm thời gian trong cuộc sống của bạn?
Bạn là một giám đốc điều hành? Bạn chắc chắn phải đối mặt với thách thức liên tục của các nguồn lực hạn chế. Đó không chỉ là thời gian bạn cần để tối ưu hóa, mà là toàn bộ đội của bạn. Thay vì cố gắng làm điều không thể, cách tiếp cận Pareto là thực sự hiểu những dự án nào là quan trọng nhất. Cái gì là mục tiêu quan trọng nhất, và cái nào là nhiệm vụ cụ thể cần tập trung để phù hợp với các mục tiêu đó. Hãy giao việc hoặc bỏ phần còn lại.
Bạn là người làm nghề tự do? Điều quan trọng là phải xác định khách hàng tốt nhất (và trả tiền cao nhất). Tất nhiên, bạn không muốn tất cả trứng trong một giỏ. Nhưng quá nhiều sự đa dạng sẽ nhanh chóng dẫn đến kiệt sức. Tập trung vào những người làm ra tiền và tăng cường các mối quan hệ lâu dài.
Bạn là một doanh nhân? Sự lôi cuốn luôn tồn tại để thử những điều mới mẻ và thú vị. Vốn dĩ không có gì sai trái với điều đó, nhưng chung quy là mục tiêu của bạn. Bạn có đang cố gắng phát triển doanh nghiệp hiện tại không? Hãy nghĩ về nguyên lý 80/20 đã nói trên.
Bất kể tình hình của bạn là gì, điều quan trọng cần nhớ thời gian là hữu hạn. Quy tắc 80/20 có thể giúp bạn thấy nó là một thứ tốt; nếu không, bạn sẽ là nô lệ cho một danh sách không bao giờ kết thúc của những điều cần làm.
Vì vậy, cái gì là 20% công việc của bạn làm ra 80% kết quả của bạn?
Xem thêm:
Nguyên tắc đơn giản 90/10 ảnh hưởng đến toàn bộ cuộc sống của bạn
Không có nhận xét nào :
Đăng nhận xét